Von der Anfrage zum Aufmaßtermin: so schnell und so oft solltest du anrufen

Warum Geschwindigkeit so viel ausmacht

Eine Anfrage über Facebook oder Instagram ist oft eine Impulsanfrage. Der Interessent hat gerade dein Video gesehen, hat Lust auf eine Überdachung und füllt das Formular aus. In diesem Moment ist das Interesse am größten. Jede Stunde, die vergeht, kühlt es ab.

Das ist auch untersucht. Für eine Studie, die 2011 im Harvard Business Review erschien, wurden bei 2.241 Unternehmen in den USA Testanfragen gestellt. Unternehmen, die innerhalb einer Stunde reagierten, hatten eine fast siebenmal höhere Chance, mit einem Entscheider ins Gespräch zu kommen, als Unternehmen, die erst eine Stunde später anriefen. Gegenüber Unternehmen, die nach 24 Stunden oder noch später reagierten, war die Chance mehr als 60-mal so hoch. Im Schnitt ließen sich die Unternehmen 42 Stunden Zeit.

Eine frühere Untersuchung von James Oldroyd, einem der Autoren, ging noch stärker ins Detail. Wer innerhalb von 5 statt 30 Minuten anrief, erreichte den Interessenten 100-mal häufiger und konnte die Anfrage 21-mal häufiger qualifizieren.

Beide Studien kommen aus den USA und nicht aus unserer Branche. Die Richtung deckt sich aber genau mit dem, was wir bei unseren Partnern sehen.

Wie schnell ist schnell genug?

So schnell wie möglich. Viele Betriebe haben Sorge, aufdringlich zu wirken, wenn sie 15 Minuten nach der Anfrage anrufen. Das Gegenteil ist der Fall: Der Interessent hat gerade angefragt und hat dich und dein Angebot noch im Kopf. Ein Anruf innerhalb von 15 bis 20 Minuten zeigt, dass du dich kümmerst.

Wer dagegen ein, zwei Wochen wartet, ruft bei jemandem an, der sich kaum noch an die Anfrage erinnert oder längst bei einem anderen Betrieb ist.

Der Anrufrhythmus, wenn niemand rangeht

Nicht jeder geht beim ersten Mal ran. Bewährt hat sich bei unseren Partnern dieser Ablauf:

• Tag 1, sofort: direkt nach der Anfrage anrufen
• Tag 1, nach Feierabend: am späten Nachmittag oder frühen Abend noch einmal
• Nach 2 bis 3 Tagen: erneut versuchen, zu einer anderen Tageszeit als zuvor
• Nach weiteren 2 bis 3 Tagen: noch einmal, wieder zu einer anderen Tageszeit

Wichtig ist, die Tageszeiten zu wechseln: morgens, mittags, früher Abend. Wer immer um 10 Uhr anruft, erreicht nie die Leute, die um 10 Uhr arbeiten.

Das erste Gespräch: Es geht um den Kunden

Der häufigste Fehler im ersten Telefonat: direkt über Produkte, Profile und Preise reden. Besser ist es, den Interessenten erzählen zu lassen. Was hat er vor? Warum gerade jetzt? Wie sieht die Terrasse aus, und wie wird sie genutzt?

Das hat zwei Effekte. Du verstehst, was er wirklich braucht. Und er merkt, dass du dich für sein Projekt interessierst und nicht nur für den Auftrag. Diese Sympathie ist am Ende oft der Grund, warum er zum Aufmaßtermin oder in den Showroom kommt und nicht absagt.

Vorqualifizieren, bevor du rausfährst

Ein Aufmaßtermin kostet dich oder deinen Berater schnell einen halben Tag. Deshalb lohnt es sich, im ersten Gespräch zwei Dinge zu klären:

• Zeitraum: Wann soll das Projekt umgesetzt werden? Diesen Sommer oder irgendwann?
• Budget: Passt die Vorstellung des Kunden zu dem, was so ein Projekt kostet?

Beim Budget hilft eine vorsichtige Preisspanne auf Basis seiner Angaben. Zum Beispiel: „Bei den Maßen und der Ausstattung, die Sie beschreiben, liegen wir ungefähr zwischen 15.000 und 18.000 Euro. Passt das in Ihren Rahmen?“ Wer da schluckt, braucht vielleicht eine kleinere Lösung. Wer zustimmt, ist ein guter Kandidat für den Termin.

Ob du direkt ein Aufmaß machst, in den Showroom einlädst oder erst telefonisch berätst und ein Richtpreisangebot schickst, hängt von deinem Betrieb ab. Wichtig ist nur, dass du nicht bei jeder Anfrage blind rausfährst. Welche Abschlussquote du so erwarten kannst, steht im Artikel zur Abschlussquote.